Comptable en comptabilité

Membres de la cellule

• Fred
• Gwen
• Bruno (référent)

Missions

• Effectuer l'ensemble de la facturation régulière.
• Effectuer les déclarations de TVA mensuelles.
• Gérer les interactions avec les services fiscaux.
• Stopper les prélèvements des gens sur le départ et rembourser les cautions quand le matériel est rendi/
• Relancer les prélèvements échoués ou encaisser les sommes d'une autre manière
• Faire la saisie et le règlement des factures fournisseurs
• Gérer les interactions avec le cabinet comptable
• Aider le CA à préparer la présentation des comptes annuels à l'assemblée générale

Capacités

• Savoir vérifier si quelqu'un a toujours une connexion fonctionnelle, si il ne s'en sert plus, si il a été en panne longtemps, etc ... pour décider quoi faire, si il faut rembourser, etc ..
• Accéder aux comptes bancaires de la coopérative pour gérer les refus de prélèvement et demander aux membres s'ils veulent qu'on représente, si ils paient autrement et transmet à un MC les cas compliqués.
• La majorité des membres de la cellule doit faire partie du CA pour l'accès aux comptes bancaires.
• Connaître parfaitement le fonctionnement du SI financier et avoir une bonne connaissance de sa partie technique.

Travail effectif

• Tous les 10 jours :
  • lancer les prélèvements SEPA FRST des nouveaux arrivants en décochant les souscription de part (qui seront prélevés en RCUR sur les batchs suivants), récupérer les deux récépissés et les ranger dans le cloud Banque/SEPA
  • vérifier qu'il n'y a pas de reliquat de produits non facturés et agir en conséquence
• Entre le 1 et le 3 du mois :
  • Lancer le batch de facturation récurrente. Attention, il doit être lancé depuis une connexion au net *STABLE*
  • Vérifier l'ensemble des SEPA de souscription en attente pour voir s'il n'y en a pas à lancer (auquel cas, générer une trame FRST en conséquence)
• Autour du 8 de chaque mois :
  • Expédier le fichier SEPA RCUR à la banque, récupérer les deux récépissé et ranger les trois fichiers dans le cloud Banque/SEPA
  • Faire la déclaration de TVA du mois précédent, la détailler sur le SI et faire un mail de récap du travail de la cellule aux actifs
• Autour du 15 de chaque mois :
  • Récupérer les PDF de refus de prélèvement et les archivés sur le site de la banque
  • Les saisir dans le SI et recontacter les concernés pour savoir s'il faut représenter, se faire payer autrement, attendre, etc ... basculer sur un MC en cas de difficultés
• Autour du 20 de chaque mois :
• En début de trimestre civil
  • Faire un récap des frais, les soumettre au CS, les saisir dans le SI comme factures fournisseurs
  • Récupérer les (vraies) factures fournisseurs, les saisir et payer ce qui doit l'être (notamment les frais)
  • Vérifier que toutes les lignes de banque sont rapprochées pour le trimestre précédent

HOWTO

Saisie d'une facture fournisseur

ATTENTION : il faut traiter les factures récurrentes dans le bon ordre !!

• Récupérer le PDF de la facture et le nommer comme il faut (AAAAMMJJ - Fournisseur - Facture xxxxx, par exemple 20170701 - Nerim - Facture 1457687)
• Importer le PDF dans le SI sans l'affecter à un user
• Trouver le contact sur le SI
• Modifier ou créer les contrats fournisseurs correspondants (attention au libellé, montant, periodicité et TVA)
• Cliquer sur les € des contrats à facturer et lancer la facture
• Vérifier la concordance du montant TTC de la facture au PDF, revenir à l'étape précédente si c'est pas bon
• Ajouter la date, le numéro de facture et selectionner le fichier PDF dans la liste en bas
• Valider la facture
• La régler en banque si y'a besoin
• Si on a fait un virement bancaire, rapprocher la banque en important l'OFX dans le SI (format Quicken98)
• Dans la gestion banque, une fois rapprochée, cliquer sur le dernier bouton de la ligne du virement, sélectionner le fournisseur et cocher la facture puis valider en vérifiant que le montant est cohérent

Résiliation d'une connexion

• Passer le produit correspondant dans le SI en "terminé"
• Décocher "facturation auto" (même s'il reste des produits actifs)
• Sortir le LAN0 de l'antenne du membre du bridge routable (si antenne toujours accessible)
• Si la résiliation est très anticipée, noter dans l'agenda de faire la suppression de conf dans l'antenne
• Attendre la bonne réception du matériel
• Vérifier qu'il y a une caution à rembourser
  • Si adhésion < 2017-02-27 : il faut en rembourser une
  • Si adhésion > 2017-02-27 : vérifier qu'il y a un produit "caution" correspondant à la connexion résiliée, auquel cas rembourser, sinon, non.
• S'il faut rembourser :
  • Créer un produit CAUTION (attention : SANS TVA) avec une valeur négative (-40 €, typiquement)
  • Générer une facture avec ce produit
  • Emettre un virement sur le compte du membre du même montant
  • Rapprocher la facture avec le paiement dans la gestion banque du SI
  • Prévenir le membre que sa caution a été remboursée