Aiguilleur de mails

De Société Coopérative d'Aménagement Numérique Icaunaise
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Ce rôle n'est actuellement pas en place. Son mode de fonctionnement nécessite de grandes adaptations.

Mission

  • Tous les AM reçoivent les mails contact@scani.fr mais un seul AM est actif à un instant T. La période de rotation est la semaine. Un même AM peut effectuer plusieurs semaines d’affilées. Le planning des AM doit être prêt au moins 4 semaines à l’avance.
  • L’AM transfert tous les mails qui arrivent vers les bonnes personnes. C'est un aiguilleur. Il ne répond pas lui même, sauf si il est membre de la cellule qui doit traiter le mail, auquel cas il répond en mettant sa cellule en copie.
  • Il prévient les gens que leur mail est bien reçu et lu et que des personnes vont leur répondre, en mettant ces personnes en copie.
  • Il échange avec les différents rôles vis-à-vis des mails qu'il a aiguillés pour que des réponses soient apportées aux personnes, s'assure que le problème, le cas échéant, est réglé.

Exemple :

  • Une personne écrit par contact.
  • L'aiguilleur, et lui seul, répond à la personne en mettant le rôle concerné en copie (genre PMR).
  • Si le PMR n'a pas répondu, la personne va réécrire sur contact (L’AM peut prévenir dans le premier mail, que si sous 24h il a pas de réponse, il faut le relancer et qu'il relancera le PMR) ou bien l’AM peut relancer de lui même le PMR.
  • Lorsque le PMR répond, il conserve contact@scani.fr et sa cellule en copie.
  • Une fiche simplifiée de traitement des mails est disponible pour tous les rôles pour qu'ils sachent bien comment répondre aux sollicitations.

Un référent est nécessaire sur ce rôle et pourrait servir de backup dans des semaines non alloués (il vaudrait mieux éviter)