Process compta

De Société Coopérative d'Aménagement Numérique Icaunaise
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Nouvel arrivant

Introduction

En principe, le coopérateur nouvel arrivant s'est débrouillé tout seul pour s'inscrire ou bien, dans le pire des cas, il a été pris en main par l'équipe qui lui a fait l'installation.

Gestion des documents

Si le formulaire adhésion/SEPA arrive sous forme papier, il faut commencer par le scanner et le ranger dans le cloud, dossier Adhérents/Adhésions

S'il est arrivé par mail, c'est pas forcément une mauvaise idée de l'imprimer (au cas ou)

Dans les deux cas, on le nomme de cette façon : YYYYMMDD - Prénom Nom - Adhésion & SEPA.pdf

Ensuite, il faut l'uploader sur le SI (admin/gestion documentaire) et aller l'accrocher sur la fiche de la personne (tout en bas)

Validation du RIB

Dans le menu admin/SEPA du SI, on trouve l'ensemble des ribs dispo. Une petite recherche par le nom permet de trouver la personne, si tout correspond, on s'assure qu'il y a deux coches vertes à la fin de la ligne et tout va bien.

Facturation

La personne a probablement choisi de verser une cotisation libre. Il faut lui faire une facture. Pour ça :

  • On ajoute un produit "adhésion" calé à la date de signature du document et on précise une récurrence annuelle (1 year)
  • On le réédite éventuellement pour préciser le montant qu'il a choisi (si c'est pas les 20 € par défaut)
  • Si il a pris une connexion
    • on lui ajoute aussi le produit NET_WL calé au jour de l'installation
    • on lui ajoute la caution 40 €
    • et on facture tout d'un bloc avec l'adhésion (le produit connexion sera automatiquement recallé au mois civil)
  • On clique sur le € en fin des lignes à facturer puis sur le bouton rouge apparu au dessus des produits ou bien directement sur le bouton rouge en haut de la fiche pour facturer tout ce qui est en attente
  • On check que tout est bon dans la facture proforma et on valide la facture

ATTENTION : si la personne a un RIB validé, le montant partira en prélèvement. Un dev est en cours pour débrayer le prélèvement sur une facture donnée. Le cas échéant, si la personne a payé par chèque ou virement son adhésion, il vaut donc mieux faire une facture adhésion pas prélevée et une facture connexion qui sera, elle, prélevée. Si on a besoin de faire une facture sans prélèvement, il faut au préalable aller dévalider le RIB de l'adhérent, faire sa facture, puis retourner le valider

Vérification du statut

On va dans admin/utilisateurs pour retrouver la personne et on vérifie qu'elle a bien au moins 3 dans les droits et qu'on a bien sélectionner si elle est un particulier, une entreprise, ... Éventuellement on fait un peu de cosmétique, on normalise l'adresse indiquée, etc ...

Transfert d'un adhérent Pclight

  • On vérifie que le document d'adhésion est bien complet et rempli comme il faut (IBAN, RUM, cases à cocher, signature, cotisation ...)
  • On vérifie qu'il n'a pas déjà été traité
  • On vérifie dans la fiche de l'adhérent que le RUM est identique au papier
  • On va sur le listing utilisateurs admin pour passer l'utilisateur en statut 3 (migré SCANI)
  • On le scan si c'est pas une version numérique
  • On le converti en PDF si besoin
  • On le nomme de la date d'adhésion, suivi du nom, suivi de "Adhesion & SEPA" (par exemple 20160306 - Joe Tartempion - Adhesion & SEPA.pdf)
  • On stock dans le cloud dossier adhérents/adhésions
  • On envoi sur le SI, rubrique admin/documents coopérateurs
  • On va sur la fiche de l'utilisateur et on attache le document envoyé
  • On clic sur la personne et on lui ajoute les abonnements ML & Newsletter
  • On crée la ligne d'adhésion à la bonne date avec une periodicité 1 year
  • On la réedite s'il est nécessaire de changer les 20 € par défaut
  • Si il y avait un chèque, on facture l'adhésion seule en vérifiant les dates début et fin dans le brouillon avant de valider puis on saisi le chèque s'il y en avait un avec
  • On va dans l'admin SEPA pour valider le RIB
  • On va prendre un café parce qu'on a pas mal bossé :)

Récupération manuelle d'un mandat SEPA

  • On va sur la fiche de l'utilisateur
  • On vérifie qu'il a bien une adresse tagguée "facturation"
  • On vérifie qu'il a bien un RIB rempli
  • On clic sur l'ID du rib au début de la ligne
  • On envoi le PDF à la personne après avoir vérifier qu'il ne manque rien dessus (adresses, iban, bic, rum, ...)

Import d'un fichier bancaire

  • On se connecte au site du Crédit Mutuel
  • Sur la liste des comptes, on sélectionne télécharger dans AUTRE
  • On coche le format OFX, version Quicken 98
  • On télécharge le fichier
  • On va le pousser dans le SI admin/banque

Saisie d'un paiement par chèque

  • On se met sur la fiche de la personne
  • On ajoute un règlement en sélectionnant chèque
  • On indique la date du chèque
  • On coche la case qui correspond à la facture réglée
  • On vérifie que le montant est bon
  • On valide

Modification d'un RIB sur demande de la banque (loi macron)

  • On importe le PDF du scan du papier de la banque dans le SI (admin/documents)
  • On lie le fichier à la fiche administrative de l'adhérent
  • On ajoute le nouveau RIB sur la fiche de l'adhérent et on clic sur son ID pour générer le RUM et le document SEPA
  • On va dans la gestion compta / sepa et on filtre les SEPA avec le nom de l'adhérent
  • On clic sur la coche rouge "valide" pour le nouveau RIB
  • On clic sur la coche rouge "principal" pour le nouveau RIB

Demande de sortie du capital

  • Indiquer la date du jour de la demande dans la colonne "date_canceled" de la table share et passer le flag valid à false
  • Dans l'admin users, retirer le collège de vote et passer les droits à 1
  • En cas de doute sur la balance bilan (ou bien tout le temps, si on s'en réfère aux statuts)
    • Attendre le bilan de l'année en cours
    • Calculer la décote des parts en fonction du déficit entre la date d'acquisition et la date de demande de sortie
  • Rembourser la valeur des parts
  • Indiquer la date de remboursement dans la colonne "date_refund"