Process compta
Introduction
En principe, le coopérateur nouvel arrivant s'est débrouillé tout seul pour s'inscrire ou bien, dans le pire des cas, il a été pris en main par l'équipe qui lui a fait l'installation.
Gestion des documents
Si le formulaire adhésion/SEPA arrive sous forme papier, il faut commencer par le scanner et le ranger dans le cloud, dossier Adhérents/Adhésions
S'il est arrivé par mail, c'est pas forcément une mauvaise idée de l'imprimer (au cas ou)
Dans les deux cas, on le nomme de cette façon : YYYYMMDD - Prénom Nom - Adhésion & SEPA.pdf
Ensuite, il faut l'uploader sur le SI (admin/gestion documentaire) et aller l'accrocher sur la fiche de la personne (tout en bas)
Validation du RIB
Dans le menu admin/SEPA du SI, on trouve l'ensemble des ribs dispo. Une petite recherche par le nom permet de trouver la personne, si tout correspond, on s'assure qu'il y a deux coches vertes à la fin de la ligne et tout va bien.
Facturation
La personne a probablement choisi de verser une cotisation libre. Il faut lui faire une facture. Pour ça :
- On ajoute un produit "adhésion" calé à la date de signature du document et on précise une récurrence annuelle (1 year)
- On le réédite éventuellement pour préciser le montant qu'il a choisi (si c'est pas les 20 € par défaut)
- Si il a pris une connexion, on lui ajoute aussi le produit NET_WL et on facture tout d'un bloc avec l'adhésion (le produit connexion sera automatiquement recallé au mois civil)
- On clique sur le € en fin des lignes à facturer
- On clic sur le bouton rouge qui est apparu
- On check que tout est bon et on valide la facture
ATTENTION : si la personne a un RIB validé, le montant partira en prélèvement. Un dev est en cours pour débrayer le prélèvement sur une facture donnée. Le cas échéant, si la personne a payé par chèque ou virement son adhésion, il vaut donc mieux faire une facture adhésion pas prélevée et une facture connexion qui sera, elle, prélevée.
Vérification du statut
On va dans admin/utilisateurs pour retrouver la personne et on vérifie qu'elle a bien au moins 3 dans les droits et qu'on a bien sélectionner si elle est un particulier, une entreprise, ... Éventuellement on fait un peu de cosmétique, on normalise l'adresse indiquée, etc ...
Transfert d'un adhérent Pclight
- On vérifie que le document d'adhésion est bien complet et rempli comme il faut (IBAN, RUM, cases à cocher, signature, cotisation ...)
- On vérifie dans la fiche de l'adhérent que le RUM est identique au papier
- On le scan si c'est pas une version numérique
- On le converti en PDF si besoin
- On le nomme de la date d'adhésion, suivi du nom, suivi de "Adhesion & SEPA" (par exemple 20160306 - Joe Tartempion - Adhesion & SEPA.pdf)
- On stock dans le cloud dossier adhérents/adhésions
- On envoi sur le SI, rubrique admin/documents coopérateurs
- On va sur la fiche de l'utilisateur et on attache le document envoyé
- On clic sur la personne et on lui ajoute les abonnements ML & Newsletter
- On crée la ligne d'adhésion à la bonne date avec une periodicité 1 year
- On la réedite s'il est nécessaire de changer les 20 € par défaut
- On facture l'adhésion seule en vérifiant les dates début et fin dans le brouillon avant de valider
- On saisi le chèque s'il y en avait un avec
- On va sur le listing utilisateurs pour passer en statut 3 (migré SCANI)
- On va dans l'admin SEPA pour valider le RIB
- On va prendre un café parce qu'on a pas mal bossé :)
Récupération manuelle d'un mandat SEPA
- On va sur la fiche de l'utilisateur
- On vérifie qu'il a bien une adresse tagguée "facturation"
- On vérifie qu'il a bien un RIB rempli
- On clic sur l'ID du rib au début de la ligne
- On envoi le PDF à la personne après avoir vérifier qu'il ne manque rien dessus (adresses, iban, bic, rum, ...)